關于啟用訪客預約系統的通知
全所職工：
為了加強外來人員管理，研究所部署了訪客預約系統。此次系統使用人群范圍為在職職工、特聘研究助理及項目聘用人員，不包含研究生。6月8日至6月12日為系統注冊與試用期，6月13日系統正式啟用。訪客入所應由學科組或者部門負責人(或者指定代理人)審批，請有接訪需求的人員及學科組長或者部門負責人(或者指定代理人)及時完成注冊和測試。具體操作流程如下：
一、系統審批流程
1.科研人員接待審批流程：
2.管理與支撐人員接待審批流程：
二、人員信息注冊
1.手機號碼。手機號碼為身份識別的重要信息，目前已通過ARP系統將人員信息導入訪客預約系統。如果用戶的實際使用手機號碼與系統中的號碼一致，將會被識別為“員工”，否則將被識別為“訪客”。“訪客”不具備邀約訪客的功能，如發生手機號不一致的情況，請聯系信息中心進行信息更新。
2.所屬部門。所屬部門信息將會影響二級審批，如所屬部門與實際情況不符，請聯系信息中心進行信息更新。
三、系統訪問方式：
兩種方法：
1.微信搜索“東北地理所服務號”后點擊進入，點擊下方的“訪客預約”按鈕，即可訪問系統。
2.微信掃描如下二維碼，也可進入服務號，然后點擊“訪客預約”按鈕，訪問系統。
四、操作方法
1.所內人員使用方法：使用“邀約訪客”
用于所內人員邀請外部人員來訪。
1)初次登錄的用戶，請完善個人信息，尤其是頭像信息必須補充，否則會被識別為訪客。完善信息后，才會被識別為員工。
2)如果員工手機號碼發生變化，也會被會被識別為訪客，請聯系信息中心進行變更。
(1)在系統中，點擊“邀約訪客”按鈕。
(2)點擊左上角訪客方便的“+”。
(3)在彈出頁面點擊左下角的“新增”后，輸入邀請對象的姓名和手機號。然后選中該人員，點擊確定。
(4)填寫來訪的開始和結束時間、來訪事由、健康碼和行程碼等信息。
(5)點擊“發起邀約”。
邀請人收到手機短信后，按照外部人員使用方法操作即可。
2.外部人員使用方法：使用“預約訪客”
1)注冊：外部人員(訪客)第一次登錄需要進行個人信息注冊。其中頭像信息和身份證信息必須補充完善。
2)預約：完成注冊信息后，點擊“訪客預約”。選擇接待人員，填寫健康碼、行程碼等必要信息。
3)提交訪問申請后，被訪人進行一級審批;部門負責人/學科組長(或者指定代理人)進行二級審批，管理部門負責人進行三級審批(視疫情形勢、工作需要等決定是否啟用)。
4)全部審核通過后，訪客持系統發送的“訪客預約結果通知”到所訪問。
辦公室 信息中心
2022年6月8日
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吉公網安備22017302000214號
